Açık İhale Usulünde İşlem Akışı

[Medeniyet Mühendisi]

AÇIK İHALE USULÜNDE İŞLEM AKIŞI
 
4734 Sayılı Kanun Madde 19: Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.
 
Açık ihale usulü tanımıyla, tekliflerin açık olması değil, ihalenin herkese açık olması ifade edilmektedir. Kanun'da ve ihale şartnamesinde yazılı genel şartları taşıyan herkes, bu ihaleye katılabilecektir. İhaleye, istenilen başvuru niteliklerine sahip olan ve usulüne uygun olarak teklif veren adaylar arasından, Kanun'un 10'uncu maddesinde yazılı yeterlilik değerlendirme kriterlerine göre, en avantajlı teklif veren yüklenici saptanarak ihale süreci tamamlanır.
 
Bu ihale türünde teklifler kapalı zarf içinde hazırlanarak idareye verilir. İhale sırasında istekli ile hiçbir konuda (Fiyat, teknik koşullar, taahhüdün nasıl gerçekleştirileceği, vs.) pazarlık yapılmaz. Sadece 37'nci maddede yazılı bazı durumlarda, isteklilerden yazılı olarak açıklama yapılması istenebilir.
 
 
İHALE ÖNCESİ İŞLEMLER
 
1. İlgili birimlerden ihtiyacın temini için talep bildirilmesi
 
2. İhale öncesi hazırlıklar
•        İhtiyacın toplam miktarının ve kullanım programının kesin olarak planlanması,
•        Ödeneğin temini,
•        İhale konusu işin niteliğinin (mal, hizmet, yapım, danışmanlık) belirlenmesi,
•        ÇED Raporunun alınması,
•        Kamulaştırma (Yapım),
•        Zemin etüdü (Yapım),
•        İmar işlemleri (Yapım),
•        Uygulama projesinin hazırlanması (Yapım)
 
3. Yaklaşık maliyetin tespitinin ilgili servisten istenmesi
 
4. Yaklaşık maliyetin tespiti
•        İlgili resmi kurumlara, mesleki kuruluşlara yazılan yazılar
•        Piyasadan fiyat araştırması (Proforma fatura, teklif isteme)
•        Son 5 yılın fiyatları (mal alımında) ve TEFE'den yararlanma
Standart Form: KİK001.2/Y Yaklaşık Maliyet İcmal Tablosu
 
5. İhale onayının alınması
•        İhale usulünün tespiti (Açık İhale Usulü),
•        Avans verilip verilmeyeceği,
•        Fiyat farkı verilip verilmeyeceği,
•        İhale dokümanı satış bedeli,
•        İlanın şekli ve adedi, ...
gibi hususların belirlenmesi
Standart Form: KİK001.0/ İhale Onay Belgesi
 
6. Kamu İhale Kurumu'ndan İhale Kayıt Numarası Alınması
İhale yetkilisinden onay alınır alınmaz Kamu İhale Kurumu'ndan İhale Kayıt Numarası alınmalıdır.
İhale Kayıt Numarası, Elektronik Kamu Alımları Platformu kullanılarak alınır.
 
7. İhale ilanının ve dokümanının hazırlanması
•        İhale tarih ve saati,
•        Yeterlik kriterleri,
•        Yabancı isteklilere açık olup olmadığı,
•        Yabancı isteklilere açıksa yerli istekliler lehine fiyat avantajı olup olmadığı,
•        İdarece malzeme verilip verilmeyeceği,
•        Teklif ve sözleşme türü,
•        Alternatif teklif verilip verilemeyeceği (mal alımlarında),
•        Kısmi teklif verilip verilemeyeceği (mal ve hizmet alımlarında),
•        Alt yükleniciler,
•        Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi,
•        Tekliflerin geçerlilik süresi,
•        Teklif fiyatına dahil olan masraflar,
•        Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi,
•        Sözleşmenin yapılmasına ait vergi, resim ve harçlarla diğer sözleşme giderleri,
gibi ilanda ve/veya şartnamede yer alması gereken ayrıntılar için karar verilmesi.
 
8. İhale dokümanın hazırlanması (Tip şartname ve sözleşmeler esas alınır.)
•        İdari şartname,
•        İhtiyaç listesi (mal alım ihalelerinde)
•        Teknik şartname/Genel teknik şartname /Özel teknik şartname,
•        Projeler,
•        Sözleşme tasarısı,
•        Genel şartname (yapım ve hizmet alım ihalelerinde),
•        Birim fiyat tarifleri (varsa),
•        Mahal listeleri,
•        İdarece verilecek malzeme listesi,
•        Standart formlar,
•        Düzenlenirse zeyilnameler ve açıklamalar,
•        Diğer belgeler
 
9. İhale komisyonunun görevlendirilmesi
En az 5 ve tek sayıda üye: İkisi uzman, biri maliye memuru/mali işlerden sorumlu personel, diğerleri idari personel olabilir. İhale sürecinin tüm aşamalarında aynı komisyon görev yapacaktır.
 
10. İhalenin ilanı
•        İşin yaklaşık maliyetine göre ilanın süresi ve yayın yeri belirlenir.
Standart Form: KİK002.1/ İhale İlanı
 
11. İhale işlem dosyasının hazırlanması
•        İhale dokümanı (İhaleye girecek isteklilerce alınması zorunlu),
•        Yapım işlerinde yatırım programı,
•        Gerekli hallerde ÇED raporu,
•        Yaklaşık Maliyet hesap tutanağı,
•        İlan metinleri,
•        Onay belgesi,
•        İhale komisyonunun görevlendirme yazıları,
•        İhale ile ilgili bütün yazışmalar,
•        Diğer belgeler
 
12. İhale işlem dosyasının bir yazı ekinde ihale komisyonuna verilmesi
İlandan sonra 3 gün içinde olmalıdır.
 
13. İhale dokümanının satılması
İhale Dokümanı Dizi Pusulası Formu ve Alındı Belgesi'nin de düzenlenerek dosya satın alanlara verilir.
Standart Form: KİK004.0/ İhale Dokümanı Satın Alındığına İlişkin Form
 

TEKLİFLERİN İŞLEME ALINMASI
 
14. İhalenin türü ve niteliğine göre idare tarafından istenebilecek belgeler
KİK015.2/… Götürü Bedel Teklif Mektubu veya KİK015.3/ Birim Fiyat Teklif Mektubu (EK: Fiyat Cetveli)
KİK021.0/Y-KİK022.0/H-KİK023.0/M İş Ortaklığı Beyannamesi
KİK022.0/Y-KİK023.0/H-KİK024.0/M Konsorsiyum Beyannamesi
KİK023.1/Y-KİK024.1/H-KİK025.1/M Geçici Teminat Mektubu
KİK023.3/Y-KİK024.3/H-KİK025.3/M Avans Teminat Mektubu
KİK024.0/Y-KİK025.0/H-KİK026.0/M Banka Referans Mektubu
KİK025.1/Y  Anahtar Teknik Personel Listesi
KİK025.2/Y  Anahtar Teknik Personel Beyannamesi
KİK025.3/Y  Anahtar Teknik Personel Niteliğindeki Personal Beyannamesi
KİK026.1/Y-H-KİK027.0/M İş Deneyim Belgesi (Yüklenici İş Bitirme)
KİK026.2/Y İş Deneyim Belgesi (Yüklenici İş Durum)
KİK027.0/Y-H İş Deneyim Belgesi (Alt Yüklenici İş Bitirme)
KİK028.1/Y İş Deneyim Belgesi (İş Denetleme)
KİK028.2/Y İş Deneyim Belgesi (İş Yönetme)
KİK029.1/Y İş Deneyim Belgesi (Devam Eden İşler için - İş Denetleme)
KİK029.2/Y İş Deneyim Belgesi (Devam Eden İşler için - İş Yönetme)
KİK030.1/Y İş Deneyim Belgesi (İş Denetleme/İş Yönetme)
KİK030.2/Y İş Deneyim Belgesi (Devam Eden İşler için - İş Denetleme/İş Yönetme)
KİK031.1/Y İş Bitirme/Durum/Yönetme/Denetleme Belgesinin Kullanılmasına İlişkin Ortaklık Durum Belgesi
KİK027.0/H-KİK028.0/M İş deneyimini Gösteren Belgesi Kullanılacak Ortağa İlişkin Ortaklık Durum Belgesi
KİK031.2/Y İş Denetleme Belgesinin Kullanılmasına İlişkin Ortaklık Durum Belgesi
KİK031.3/Y Mezuniyet Belgesinin Kullanılmasına İlişkin Ortaklık Durum Belgesi
Diğer Belgeler (Tip idari şartnamelerde belirtilen, ihaleye katılabilmek için tekliflerin kapsamında sunulmaları gereken diğer belgeler)
 
15. İsteklilerce verilen teklif zarflarının teslim alınması
Süresi içinde teslim edilen zarflar için alındı belgesi düzenlenir. Elden geç teslim edilen zarflar kabul edilmeyerek iade edilir. İade edilen bu zarflar için herhangi bir belge/tutanak düzenlenmesi gerekmemektedir.
Standart Form: KİK005.0/.. İhale Teklif Zarfı Alındı Belgesi
 
16. Postada geciken tekliflerin tespiti
Postayla gönderilen ve idareye geç ulaşan ihale tekliflerinin işleme konulmayarak alınış zamanının tespit edilmesi için tutanak düzenlenir.
Standart Form: KİK007.0/.. Postadaki Gecikme Nedeniyle İşleme Konulmayan İhale Teklifinin Alınış Zamanına İlişkin Tutanak
 
17. İhale teklif zarflarının ihale komisyonuna teslimi
İdare tarafından teslim alınan bütün teklif zarfları, son başvuru (ihale) saatinde tutanak ile topluca ihale komisyonuna teslim edilir.
Standart Form: KİK006.0/... Alınan İhale Teklif Zarflarının İhale Komisyonuna Teslimine Dair Tutanak
 

İHALE KOMİSYONU SÜRECİ
Zarfların ve Belgelerin Kontrolü (Açık Oturum)
 
18. İhale teklif zarflarının şekil yönünden incelenmesi
İhale teklif zarfları, hazır olanların önünde incelenerek, usulüne uygun olmayanlar açılmadan değerlendirme dışı bırakılır ve ihale komisyonunca buna ilişkin tutanak düzenlenir.
(Değerlendirme dışı bırakılan zarflar iade edilmez)
Standart Form: KİK008.0/... Uygun Olmadığı İçin Değerlendirme Dışı Bırakılan İhale Teklif Zarfına İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı
 
19. Teklif zarflarının açılması ve kontrol edilmesi
Zarflar istekliler huzurunda, alınış sırasına göre açılır ve zarfın içinden çıkan bütün belgeler tutanağa bağlanır.
Standart Form: KİK009.0/... Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı
 
20. Uygun bulunmayan belgelerin tespiti
Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir.
Standart Form: KİK010.0/... Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak
 
21. Teklif fiyatlarının açıklanması
İstekliler ve teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyeti açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz.
Standart Form: KİK016.0/.. Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanak
 
22. Komisyonca tekliflerin alınması ve açılması oturumunun kapatılması
Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.
 
Tekliflerin ve Belgelerin İncelenmesi ve Değerlendirilmesi (Kapalı Oturum)
 
23. Belgelerin incelenmesi ve açıklama talebi
Öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda KİK010.0/ numaralı standart form ile tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.
Ancak isteklilerden belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamaları istenebilir.
Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır.
 
24. Tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesi
Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.
 
25. Aritmetik inceleme
İsteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
 
26. Aşırı düşük teklifler
İhale komisyonu, verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
 
27. Teklif fiyatlarının incelenmesi ve ihale komisyonunun kararı
Yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.
En avantajlı teklifin seçimi:
a.        Fiyat yönünden en düşük teklif,
b.        Fiyat dışındaki unsurların da dikkate alınarak tespit edilen en avantajlı teklif
Standart Form: KİK018.0/Y-H KİK019.0/M İhale Komisyonu Kararı
 
İhale Kararının Onaylanması ve Sonucun Bildirilmesi
 
28. İsteklinin yasaklı olup olmadığının teyit ettirilmesi
İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan isteklinin 58'inci maddeye göre yasaklı olup olmadığını anılan maddeye göre teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır.
Ayrıca ihale üzerinde kalan istekliden, dosyasındaki iş deneyim belgesi noter onaylı suret ise, belgenin aslını ibraz etmesi istenir.
 
29. İhale kararının onaya sunulması
İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.
 
30. İhale kararının onaylanması
İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç 5 iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.
 
31. Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi
İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir. İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren on gün geçmedikçe sözleşme imzalanmayacaktır.
Standart Form: KİK019.1/Y-H KİK020.1/M Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi Formu
 
32. İptal edilen ihale kararının bildirilmesi
İhale kararlarının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır.
Standart Form: KİK019.2/Y-H KİK019.2/M İptal Edilen İhale Kararının Bildirilmesi Formu
 

SÖZLEŞMEYE DAVET VE SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI
 
33. İsteklinin sözleşmeye davet edilmesi
4734 sayılı Kanunun 41 inci maddesinde belirtilen sürenin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşmeye davet edilir. Bu davet yazısında, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde yasal yükümlüklerini yerine getirmek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir.
Standart Form: KİK020.0/Y-H KİK021.0/M Üzerinde İhale Yapılan İsteklinin Sözleşmeye Davet Edilmesine İlişkin Form
 
34. Kesin teminatın alınması
Sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır.
Standart Form: KİK023.2/Y-KİK024.2/H-KİK025.2/M Kesin Teminat Mektubu
 
35. Sözleşmenin imzalanması
•        İhalenin konsorsiyum üzerinde kalması halinde, konsorsiyumdan sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli konsorsiyum sözleşmesini vermesi istenir.
•        Yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır. KİK payı kesilir. Sözleşmeler idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanır. İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir.
•        Yüklenicinin ortak girişim olması halinde, sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır.
 
36. Geçici teminatın iade edilmesi/gelir kaydedilmesi
Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminatlar iade edilir.
İsteklinin sözleşmeyi imzalamaması halinde ise geçici teminatı gelir kaydedilerek, uygun görülen ikinci istekli sözleşmeye davet edilir. Bunun usulü, birinci isteklinin sözleşmeyi imzalamaya davet edilmesi usulünün aynısıdır.
 
37. İhale sonucunun ilanı
İhale sonucu, sözleşmenin imzalanmasından sonra Kamu İhale Bülteninde yayımlanır.